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HOLA– 管理、保护并分享您的知识资产
HOLA是一套基于网络的企业文档管理及知识管理的软件，帮助企业全面提升团队工作效率，降低成本，实现更准确的决策，更高效的管理。HOLA协助企业更高效地管理企业知识的整个生命周期：从创建、修改、版本控制、审批程序、存储、查询和反复使用，实现以团队精神为驱策和以团队为导向的文档协作和知识管理。

HOLA 功能列表

组织文档结构

支持无限层次的文件夹和子文件夹结构。
支持对档案柜、文件夹、文档进行安全设置，权限级别包括：完全控制、修改、阅读、不可访问和匿名访问。安全设置可以继承到子文件夹。
批量上传、下载

支持文档的批量上传、下载，可以一次性上传或下载多个文件夹、子文件夹及子文件夹下的文档，并保持文件夹结构不变。
文档安全设置

全面支持内容访问权限设置。支持角色/用户组的权限设置。
支持非专业人员的管理员权限，避免过多的高级权限赋予IT人员。
支持多工作区模式，对使用者的操作范围进行隔离。
文档的索引及检索

支持档案柜、文件夹、文档的属性查询, 按标题、文字内容、内容分类、修订注释、作者、修改时间等进行搜索。
支持文档内容的全文检索。
文档类别

HOLA可以使每个文档归属于某一文档类别。用户可以为每个文档类型设计索引卡片。可以为文档填写索引卡片，来为文档定义更多的属性信息。在上载文档时自动生成一个唯一的文档编号。
智能文件夹

系统在每个工作空间创建特定的智能文件夹，将文档上载到此智能文件夹，并指定文档类型，输入属性值，系统将根据文档的属性值自动将其归档到智能文件夹规则所指定的文件夹下。
同时，智能文件夹可以绑定一个邮件地址，向这个地址发送带有文档附件的邮件，系统自动将附件文档从邮件中拆分出来，保存到智能文件夹中。
文档订阅

当被使用者订阅的文档发生变化的时候，系统自动发送通知邮件进行告知。
版本控制
对文档有访问权的多个用户能同时编辑文档。系统会保存各个版本，而用户双击打开的始终是最新的版本。
一个文档可以对应多个版本，不必再依靠命名文档标题来区分版本。
内容URL（CURL）– 虚拟文档链接

独有的网络内容定位标识（CURL）技术，文档可通过系统生成的唯一URL方式访问。
唯一URL可被嵌入某一邮件、表格或其他外部对象。可以有效地减少网络上的文档传输量，并保证文档的安全查看。
文档预览

直接在浏览器中预览文档，用户不必安装相应的桌面编辑软件。
此功能简化了文档的下载、打开的繁琐(耗时)过程，方便文档的查看。预览还可以有效的防止下载、拷贝和打印，防止机密文档的扩散。
文档相关日期提示

通过设置文档提醒，在指定的时间提示使用者执行相关操作，例如合同到期日期及付款日期，以便系统自动在相应日期提示用户。
文档访问日志/访问历史记录/审计跟踪记录

文档历史记录报告描述文档使用生命中的每一个动作，包括操作者、操作日期及时间以及操作行为。
文档引用

HOLA能够将文档与相关文档、图纸及附件连接在一起，允许用户通过一次点击找到相关信息。
工作区

每个团队、部门及项目具有其自身的需求。工作区是协同工作的场所，帮助团队成员高效协作。
个人工作区可以实现个人文档的存储和获取、任务管理、日程管理等。
组织工作区是组织内全部用户的工作区。作为一个中央知识库，组织工作区允许公司文档、政策、计划、指导方针及合同的存取、共享、流转、审批。
项目工作区用于特定项目、任务或案例。多个组织的用户可以参与并共享关于项目的信息，共同决策。
日程管理

HOLA的协同日历帮助个人及企业跟踪并管理约会、例会、会议要求和定期提醒。用户可以与团队成员共享个人日程并能够从自己的帐户查看其他人共享的日程。
与文档相关的日期可被直接链接到日历，以便可以将关键日期自动通知相关用户，例如合同更新日期及方案提交日期。
与Microsoft Outlook的同步可以使用熟悉的方式维护 日历 ，并提供例如iCal、CSV及Microsoft Excel格式的输出/输入。
联系人管理

HOLA的联系人管理允许个人管理自己的联系人信息，并将联系人信息与其他人分享。与HOLA邮件管理紧密集成，动态邮件通讯组的创建可以基于联系人信息属性，例如客户或合作伙伴的出生日期或地址等。

HOLA可以与Microsoft Outlook的联系人信息进行同步，并可以支持符合行业标准格式的软件进行联系人信息交换，如vCard、CSV、Microsoft Excel等格式。
活页夹

用户可以基于主题或项目将不同形式的内容通过活页夹进行捆绑，活页夹里的内容可以是文件夹、文档、联系人信息、邮件等。将活页夹共享给相关人员，达到高效共享的效果。
邮件、提醒及通知
HOLA通过及时的电子邮件通知，向用户提供最新信息。
查看你的收件箱
对于我们许多人而言，查看电子邮件是我们每天坐在办公桌前的第一件事情。HOLA可以将您所需要了解的每件事情发送到您的收件箱中。
订阅某一感兴趣的文档或文档夹
当用户订阅某一文档或文档夹时，HOLA能够通知用户该文档的更新状况。
任务管理

通过使用任务管理（包括个人、被指派或业务流程相关任务），HOLA实现高水平的日常活动跟踪及组织。用户可以分配任务、管理任务列表、监看任务进度。任务管理也可以与Microsoft Outlook同步，并支持各种CSV、Microsoft Excel等格式的导入导出。
讨论

关于内容而形成的讨论与内容本身同样重要。使用讨论及意见，HOLA使您的团队能够轻松保留关于任何文档的有价值的讨论。
文档路径

文档可以通过审批流程进行流转。用户可以选择参与审批流程的用户或用户组名单。审批流程可以遵照串行路径或并行路径的方式进行。提交工作流程的用户也可以设定时间期限及电子邮件通知。
流程状态图形显示

用户可以方便地监视业务流程的状态，并在遇到瓶颈时快速反应。
任务通知

业务流程和HOLA任务管理及电子邮件系统紧密集成。HOLA内部通过电子邮件通知用户。
外部电子邮件限制
定义用户是否能发送邮件到系统外的地址，或是否能收取来自系统外的邮件。
电子邮件存档及管理
将电子邮件存储于文档管理系统，使企业能够将电子邮件作为任务、项目或文档的一部分。HOLA电子邮件管理将电子邮件从一种分离的只能被电子邮件接收人看到的信息，转化为所有办公室都能够方便并安全地共享的一种资源。
邮件线索管理
HOLA支持邮件线索分类，使相互关联的往来邮件可以组织在一起来显示，增强了阅读历史邮件的连贯性。通过匆匆一瞥，用户可以获得全部对话的要点，节省用户的宝贵时间。
保留发送邮件
通过用户设定，从邮件客户端（例如MS Outlook）发送出去的邮件可以保存到HOLA的已发送邮件箱中。
邮件自动处理
接收到的邮件可以按照预定义的分类规则，自动将邮件放入相应的邮件箱中。 可以指定收到邮件后的多种自动回复，自动转发。 具有反垃圾邮件和邮件病毒检测能力。
邮件编码自动转换

根据原始邮件的语言和编码设置，自动转换成有效的语言编码格式，无论是通过浏览器，还是邮件客户端查看邮件，都无需手动选择编码来使邮件正确显示，最大限度地避免了邮件乱码的困扰。
用户界面

直观并且使用方便的界面，具有Windows应用程序的外观及感觉，例如File Explorer及MS Outlook。HOLA向用户提供通过主题方式自定义外观的选项。
多语言

支持英文、简体和繁体中文、日文、阿拉伯文用户界面、在线帮助及数据输入。
HOLA是面向全球的应用软件，在系统内核支持所有的语言文字和时区，使不同国家（地区）的人们在统一的平台上使用任何语言进行工作。
显示板

用户能够立即看到项目或组织中所需要关注的任何新项目、更新项目、行动项目等。用户也能快捷的进入常用功能。
集中管理

系统管理员在管理端可灵活快捷的进行用户、项目及组织的管理工作。管理权限可授予组织其它用户。
项目管理员可以通过系统管理端管理项目。根据项目需求，项目管理员可灵活的添加项目用户帐号、群组，管理参考数据，生成报告，并制定项目文档结构以及安全规则。
统计报告

提供精确并且全面的标准报告，例如 安全性审计 、 文档访问记录 、 在线用户 及 用户登录 报告，帮助管理者了解员工的知识贡献量和系统的使用情况。
索引卡报告

HOLA的报告引擎可以根据归档文件的文档属性（索引卡）生成报告。例如：对合同文件夹下所有存档的合同生成统计报表，报告可以根据合同签订单位进行分类，按照合同签订时间排序，还能够汇总出每个单位签订的合同数量。报告可以定期送到管理层手中，从而极大的提高了管理和监督多项目的能力。